WYWIAD

Dr Aleksandra Pokropek: W definicji dokumentu zabrakło wyraźnego stwierdzenia, że sposób utrwalenia informacji musi umożliwiać jej zachowanie i odtworzenie

Czy nowelizację kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 8 września, możemy uznać za udaną?

Trudno jest mi jednoznacznie ocenić tę reformę. Zmiany polegające choćby na wprowadzeniu do kodeksu cywilnego definicji dokumentu były oczekiwane i zasadniczo są słuszne. Jesteśmy na etapie informatyzacji i cyfryzacji obrotu, która w najbliższych latach będzie postępowała. Wydaje się jednak, że obrót prawny już jakiś czas temu poradził sobie z pewnymi zagadnieniami związanymi z nowymi technologiami i informatyzacją obrotu, i nowe regulacje, wbrew pozorom, mogą nie wpłynąć znacząco na dotychczasową praktykę. Zauważyć trzeba, że np. definicja dokumentu pojawiła się choćby w projekcie księgi pierwszej kodeksu cywilnego, który powstał kilka lat temu. Tymczasem definicja do kodeksu cywilnego została wprowadzona dopiero teraz. Z kolei nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego stwarza dopiero pewne ramy dla informatyzacji sądów, która nastąpi w przyszłości. Trudno jest mi ją więc oceniać na tym etapie. Dodatkowo, co trzeba uczciwie powiedzieć, wydaje się, że ustawodawca nie ustrzegł się pewnych niedociągnięć.

A konkretnie?

Moje wątpliwości budzi jeden z kluczowych nowo dodanych przepisów, czyli art. 77³ k.c. Stanowi on, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Proszę jednak zwrócić uwagę, że w definicji tej zabrakło wyraźnego stwierdzenia, że sposób utrwalenia informacji musi umożliwiać jej zachowanie i odtworzenie. Tymczasem z uzasadnienia nowelizacji wynika jasno, że ustawodawca uznaje te dwa elementy za cechy konstytutywne dokumentu. Ta na pozór drobna różnica pomiędzy intencją ustawodawcy a efektem w postaci uchwalonego przepisu może wywołać wiele wątpliwości.

Jakie praktyczne skutki może mieć taka rozbieżność między treścią przepisu a uzasadnieniem nowelizacji?

Można próbować argumentować, że skoro ustawodawca w przepisie nie wskazał wyraźnie, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, a sposób utrwalenia musi umożliwiać jego zachowanie i odtworzenie, to tym samym zrezygnował z uznania tych dwóch cech za istotne dla definicji dokumentu. Prowadziłoby to do wniosku, że za dokument mógłby zostać uznany np. chwilowy komunikat, który pojawił się na stronie internetowej. A przecież nie do końca o to chodzi. Pojęcie dokumentu związane jest przede wszystkim z jego funkcją dowodową i legitymacyjną. Chcemy mieć dokument po to, aby móc w przyszłości coś udowodnić, dowieść, że dana osoba złożyła oświadczenie o konkretnej treści i najczęściej w praktyce chodzi o udowodnienie tego w razie sporu przed sądem. Z tego właśnie względu tak istotne jest, aby utrwalenie umożliwiało zachowanie i odtworzenie treści informacji w przyszłości. Nie jest przy tym istotne, że dokument można następczo zniszczyć, spalić czy wykasować. Chodzi o samą istotę danego sposobu utrwalenia. Nie mamy np. wątpliwości co do tego, że dokumentem jest podpisane pismo, które możemy za jakiś czas przeczytać i odtworzyć jego treść. Nie jest istotne, że pismo takie można wrzucić do niszczarki.

E-mail czy SMS będą mogły zostać uznane za dokument w rozumieniu nowych przepisów?

Tak, sądzę, że mail, faks czy SMS można uznać za dokumenty i generalnie spełniają one wymogi formy dokumentowej niezależnie od pewnej nieścisłości, która się wkradła w przepisy. Ale trzeba zauważyć, że do zachowania formy dokumentowej niezbędne jest również, aby oświadczenie woli w tej formie zostało złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej takie oświadczenie. A ustawodawca nie precyzuje, w którym momencie ma nastąpić to ustalenie osoby składającej – czy już w chwili składania oświadczenia, czy dopiero w chwili ewentualnego sporu. W uznaniu maila czy SMS-a za dokument pomaga też to, że od 1 lipca 2016 r. w polskim porządku prawnym funkcjonuje już definicja dokumentu elektronicznego, wprowadzona przez przepisy tzw. rozporządzenia eIDAS. Definicja ta jako dokument elektroniczny, czyli każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, traktuje też m.in. nagranie dźwiękowe, wizualne czy audiowizualne. Podkreślić trzeba, że definicja dokumentu elektronicznego z rozporządzenia eIDAS jest węższa niż nowa definicja dokumentu z kodeksu cywilnego i można zaryzykować stwierdzenie, że każdy dokument elektroniczny w rozumieniu eIDAS jest dokumentem w rozumieniu kodeksu cywilnego.

W praktyce więc nie powinno być kłopotów interpretacyjnych. Jeśli to podstawowy błąd ustawodawcy, to nie jest z nim, przynajmniej w tym przypadku, chyba tak źle.

Jest jeszcze jeden istotny problem, który powstaje na gruncie potwierdzania zawarcia umów bądź sprzeciwiania się ich warunkom. Najprościej rzecz ujmując, umowy zawarte za pomocą e-maila, faksu czy SMS-a zostaną uznane za zawarte w formie dokumentowej, a za umowy zawarte bez zachowania tej formy zostaną uznane umowy ustne. Bez wątpienia zaś umowa ustna zawierana jest także bez zachowania formy pisemnej.

To jasne. Ale gdzie tu problem?

Pojawia się wątpliwość, w jakiej formie przedsiębiorcy powinni potwierdzić umowę lub złożyć sprzeciw co do potwierdzenia. Dokonanie tej czynności w nieodpowiedniej formie powoduje przecież bezskuteczność oświadczenia.

I teraz w praktyce mogą się pojawić problemy w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy ustnej złoży drugiej stronie potwierdzenie tej umowy (oczywiście przy założeniu, że potwierdzenie zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści) w formie pisemnej (czyli z własnoręcznym podpisem), podczas gdy ustawodawca mówi, że wystarczające jest potwierdzenie w dokumencie. W takim przypadku pojawia się bowiem pytanie, czy druga strona powinna złożyć sprzeciw co do potwierdzenia również w formie pisemnej, czy mimo wszystko wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej i złożenie sprzeciwu np. mailem czy faksem.

I jak należy to zrobić?

Wydaje się, że wystarczające będzie złożenie sprzeciwu w dokumencie. To, że druga strona skorzystała z „silniejszej” formy pisemnej, nie oznacza, że do zachowania tej formy zobowiązany jest także ten, kto składa sprzeciw.

Niemniej jednak z perspektywy sporów – które zapewne pojawią się już niebawem właśnie w związku z tym brakiem precyzji po stronie ustawodawcy – warto dla własnego bezpieczeństwa rozważyć, czy nie lepiej w sytuacji, gdy ktoś pisemnie potwierdza zawarcie z nami umowy, a my chcemy złożyć sprzeciw, dokonać tej ostatniej czynności także w formie pisemnej.

A to z kolei oznacza, że znaczenie tego elementu nowelizacji nie będzie wcale tak istotne dla praktyki obrotu, jak zakładano, skoro odpowiedź na „silniejszą” formę oświadczenia woli także w formie „silniejszej”, czyli pisemnej, wydaje się najrozsądniejsza.

Opracowanie: Patryk Słowik (DGP)