Większość dużych firm posiada elektroniczną wersję dokumentacji kadrowej. Równolegle muszą jednak mieć też papierową.

Przeszkadza rozporządzenie

Wszyscy zapytani przez nas eksperci i Główny Inspektorat Pracy mówią w tej kwestii jednym głosem: przepisy nie pozwalają na prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników wyłącznie na nośnikach elektronicznych.

Zobacz

Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe. Zobowiązuje go do tego art. 94 pkt 9a k.p. Przepis ten nie zastrzega jednak żadnej formy.
Przejście tylko na elektroniczną postać dokumentacji blokuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji).
Choć nie wskazuje wyraźnie, że tylko tradycyjna teczka jest dopuszczalna i nie zabrania posiadania jej komputerowego odpowiednika.
Raczej chodzi o to, że to rozporządzenie (i nie tylko) wymaga pisemnej formy dla niektórych dokumentów.
Wymóg pisemności to blokada
Jolanta Zarzecka-Sawicka radca prawny w kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz
Przepisy przewidują, że wiele dokumentów musi mieć szczególną formę. Chodzi tu zwłaszcza o postać pisemną tych z nich, które pracodawcy umieszczają w aktach osobowych pracownika.
Tak jest np. z umowami o pracę czy o zakazie konkurencji, z wnioskami o udzielenie urlopu wychowawczego i ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy lub wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy. Na piśmie musi być także złożone m.in. potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy bądź przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Forma pisemna dokumentu uważana jest za zachowaną, gdy jest on przechowywany w postaci elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznie weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Rozporządzenie nie mówi wyraźnie, że akta osobowe muszą być prowadzone wyłącznie w formie papierowej, ale wyłącznie elektroniczna wersja akt osobowych też nie jest dopuszczalna ze wskazanych powodów.
Pracodawcy mają względną swobodę prowadzenia zwykłej elektronicznej dokumentacji pracowniczej, gdy przepisy prawa w ogóle nie określają formy dokumentu. I tak np. dla prowadzenia ewidencji czasu pracy (która jednak nie mieści się w pojęciu akt osobowych) nie jest wymagana żadna specjalna forma, stąd pracodawcy mogą ją prowadzić wyłącznie w wersji elektronicznej.
Jednak już wniosek o udzielenie wolnego za godziny nadliczbowe będzie wymagał formy pisemnej.

Dzisiejsze bariery

Wymóg formy pisemnej dokumentów wskazuje też Patrycja Zawirska, prawniczka z Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy, kiedy mówi, że wyłącznie elektroniczny wariant akt osobowych jest dziś niedopuszczalny.
Jej zdaniem dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym są jedynie równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, ale fizycznie ich nie stanowią.
Potwierdza to art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.). Ale to niejedyny argument, jakiego używa. Powołuje się jeszcze na to, że:
- dokumenty elektroniczne nie zastąpią oryginalnych lub odpisów pochodzących od osób trzecich (np. orzeczeń lekarskich, korespondencji z zakładową organizacją związkową); osoby te najczęściej nie posługują się podpisem elektronicznym,
- rozporządzenie o dokumentacji wymaga, aby dokumenty były przechowywane w trzech odrębnych częściach, w których mają być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane.
Chronologiczne ich ułożenie ma odzwierciedlać przebieg zatrudnienia, przy czym nie chodzi o posługiwanie się datą sporządzenia dokumentów, ale o sukcesywne ich dołączanie do akt pracownika, kiedy obowiązek taki powstaje. Prowadzenie akt osobowych w taki sposób w wersji elektronicznej może być trudne.

Będzie kara

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Tak kwalifikuje je art. 281 pkt 6 k.p. I przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.
Tyle też może zapłacić pracodawca, jeśli dziś zdecydowałby się wyłącznie na elektroniczną wersję dokumentacji kadrowej i akt osobowych. Ewidentnie nie opłaca się, mimo że to opcja korzystna z innych względów.
DOKUMENTY KADROWE W PLIKACH ELEKTRONICZNYCH
Segregator nie przypomni, żeby usunąć upomnienie po roku nienagannej pracy podwładnego. Zrobi to natomiast program komputerowy. To tylko jedna z jego zalet
Równoległe prowadzenie akt osobowych w wersji tradycyjnej i cyfrowej to prawidłowa praktyka. Ale czy pracodawcy pomyśleli, że ta druga może wymagać spełnienia dodatkowych warunków?
Do przeniesienia akt osobowych na nośniki elektroniczne, w mojej ocenie, konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika. Ma on się zgodzić na przetwarzanie swoich danych w systemie informatycznym.
Ten system musi z kolei spełniać wymogi bezpieczeństwa wymaganego przy ochronie danych osobowych uważa Grzegorz Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak. Przestrzega też przed zapisywaniem takiej formy akt osobowych w regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy.

Skany wystarczą

Ponieważ dziś elektroniczne teczki osobowe mają swoje odzwierciedlenie w papierowych wersjach, skany to wystarczająca forma umieszczanych w niej dokumentów. To przecież swoista kopia oryginału pisma. A w aktach osobowych mają być odpisy i kopie (§ 1 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji).
W większości przypadków dokumenty zewnętrzne, które trafiły do firmy, są skanowane, załączane do systemu informatycznego i nie wymagają podpisu elektronicznego. Dokumenty wewnętrzne wpuszczane w tzw. obieg (workflow) są podpisywane identyfikatorem użytkownika, którego logowanie zabezpieczone jest na poziomie bazy danych. Nie ma potrzeby ich skanowania, bo są od razu dostępne w wersji elektronicznej tłumaczy Tomasz Dobrzański, dyrektor produktowy TETA SA.

Kwity z parafą

Skan to za mało, gdyby dokumenty miały mieć postać wyłącznie cyfrową. Dotyczy to tych z nich (np. umowy o pracę), dla których przepisy zastrzegają formę pisemną (także w celach dowodowych). One muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 § 2 kodeksu cywilnego). Potwierdzają to eksperci.
Dla świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia czy kwalifikacje zawodowe i innych dokumentów, które nie muszą mieć formy pisemnej ani żadnej innej szczególnej formy a mogą być przechowywane jako kopie, skan będzie właściwą formą. Tak uważa mecenas Jolanta Zarzecka-Sawicka.

Własne konta

Dzisiaj trudno byłoby sprawnie zarządzać bez dokumentacji zdigitalizowanej. A zapewnienie pracownikowi dostępu do jego własnych danych (zabezpieczonych indywidualnym loginem) to znakomity sposób na realizację obowiązku udostępniania mu przetwarzanych o nim danych, przewidzianego w przepisach o ochronie danych osobowych i kodeksie pracy twierdzi mecenas Grzegorz Orłowski.
A Tomasz Dobrzański dodaje, że w produkcie TETA SA jest grupa dokumentów, do których pracownicy mają dostęp z poziomu przeglądarki internetowej i sami mogą je składać w tej postaci. Obejmuje to m.in. wnioski o zmianę wynagrodzenia lub stanowiska czy najbardziej popularne wnioski o urlop wypoczynkowy. Pracownik może także pobrać z aplikacji elektroniczną wersję swojej deklaracji podatkowej (PIT-11).
Plusy digitalizacji
1. Przyśpieszenie procesu opracowania dokumentów.
2. Skrócenie czasu przeszukiwania akt.
3. Poprawa jakości dokumentacji nie występuje proces zużywania.
4. Drastyczna redukcja kosztów przechowywania.
5. Możliwość skanowania, przechowywania i przeglądania także dokumentów papierowych.
Bezpieczeństwo gwarantowane
Tomasz Dobrzański dyrektor produktowy TETA SA
Cała dokumentacja elektroniczna jest przechowywana w bazie danych. Dla naszych aplikacji jest to baza Oracle, której bezpieczeństwo jest na najwyższym światowym poziomie.
Dodatkowo nasze aplikacje wyposażone są w tzw. mechanizm etykietowania danych, co umożliwia określanie indywidualnych polityk bezpieczeństwa, które są wymagane przez naszych klientów.
Wzrost bezpieczeństwa zapewnia także system identyfikatorów i haseł określających uprawnienia do funkcji i dostępu do dokumentów. Istotna jest także możliwość przechowywania kopii zapasowych całego archiwum w bezpiecznym miejscu, np. w ognioodpornym sejfie bankowym.

Nowoczesna karta zamiast tradycyjnego długopisu

Prawie 300 zł trzeba zapłacić za bezpieczny podpis elektroniczny, jakiego jedna osoba będzie mogła używać przez dwa lata. Ale bez niego coraz trudniej obejść się w sprawach personalnych
Dokładnie 298 zł netto kosztuje taki podpis gotowy do użycia, czyli zawierający kartę, czytnik kart kryptograficznych i licencję na aplikację mówi Marcin Stelmasiak, specjalista działu handlowego Ramzes sp. z o.o.
Za roczny podpis trzeba zapłacić 245 zł plus VAT, a za odnowienie certyfikatu 165 zł netto, bez względu na to, kto go wydał. Obecnie są trzy takie podmioty (centra certyfikacji wydające podpis elektroniczny), ale do wejścia na rynek z mobilnym bezpiecznym podpisem elektronicznym przygotowuje się kolejny dodaje.

Z innymi się nie podzielisz

Bezpieczny podpis elektroniczny jest:
- przyporządkowany wyłącznie do osoby, która go składa,
- sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
- powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
To definicja z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym. Nie ma więc możliwości, aby kilka osób korzystało z jednego podpisu. Dlatego duże firmy, które stać na większy wydatek, wykupują kilka e-podpisów. Muszą przecież przez Internet składać dokumenty do ZUS (obowiązek dotyczy płatników składek rozliczających składki za więcej niż pięć osób art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Zatem do tego potrzebne są im co najmniej dwa e-podpisy, bo gdy osoba, do której jeden jest przypisany, zachoruje lub pójdzie na urlop, druga będzie mogła podpisać elektroniczne dokumenty wysyłane do ZUS. Gdy jeszcze wystawiają faktury w formie cyfrowej, potrzebne są kolejne. Podobnie jak przy realizowaniu części spraw kadrowych drogą elektroniczną (np. składają w ten sposób wypowiedzenia czy dyscyplinarki).

Jak własnoręczny

Dokumenty w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym e-podpisem są równoważne pod względem skutków prawnych z tymi podpisanymi własnoręcznie. Sam taki podpis stanowi natomiast dowód tego, że został złożony przez osobę określoną w certyfikacie jako tę składającą podpis (art. 6 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym).
Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, które zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.
Ale to nie znaczy, że pracodawca ma prawo wymagać od pracowników uzyskania takich podpisów, bo chce wyeliminować dokumenty papierowe z firmy.
e-podpis nieobowiązkowy
Patrycja Zawirska prawniczka w Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy
Choć jest to dyskusyjne, sądzę, że pracodawca nie może wymagać od pracownika uzyskania bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpisem są niepowtarzalne i przyporządkowane osobie fizycznej dane w postaci elektronicznej służące do jej weryfikacji.
Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracowników obowiązku posiadania takiego podpisu, dlatego pracodawca w żaden sposób nie może od nich tego wyegzekwować.

Cyfrowy angaż raczej się nie przyjmie

Sławomir Paruch partner kierujący Departamentem Prawa Pracy w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak
Jeżeli zarówno pracownik, jak i pracodawca mają bezpieczne podpisy elektroniczne, mogą zawrzeć umowę o pracę lub dokonać innych czynności wymagających formy pisemnej wyłącznie w postaci cyfrowej. Moim zdaniem jednak w stosunkach pracy podpis elektroniczny znajdzie rzadko zastosowanie ze względu na charakter tych stosunków.
Polegają one w zdecydowanej większości na bezpośredniej relacji (styczności) między stronami (wspólna obecność w zakładzie). Podpis elektroniczny może zatem pełnić istotniejszą funkcję przy telepracy i podobnych formach wykonywania zadań.

Skutecznie można się rozstać również przez internet

Szef może zwolnić pracownika za pośrednictwem e-maila, a nawet portalu społecznościowego. Nie musi już tego robić osobiście albo korzystać z usług poczty
Pracodawca może nie mieć dokumentacji w formie elektronicznej, aby skorzystać z wirtualnej metody rozstania się z pracownikiem. Jednak e-podpis weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu mieć musi.
7 kwietnia pisaliśmy, że zwolnienie pracownika za pośrednictwem popularnych portali społecznościowych Goldenline czy Facebook jest skuteczne. Ale wadliwe, jeśli nie zawiera bezpiecznego podpisu elektronicznego. Co oznacza, że jeśli pracownik pójdzie do sądu, to wygra. I według swojego wyboru: albo wróci do pracy, albo otrzyma odszkodowanie (art. 45 § 1 oraz art. 56 k.p.).
Sąd nie przyzna zwolnionemu racji, gdy pismo rozwiązujące stosunek pracy nie będzie zawierało wprawdzie e-podpisu, ale zostanie wysłane dwutorowo: drogą elektroniczną i tradycyjną przesyłką pocztową. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że w takim wypadku spełniony jest wymóg pisemności (wyrok z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06).
A jak prawidłowo zwalniać wyłącznie za pośrednictwem cyfrowych komunikatorów?
Krok 1. Uważaj na umowę i termin
Nie każdą umowę można wypowiedzieć (art. 33 k.p.). Zakaz obejmuje angaże na czas:
- wykonywania określonej pracy,
- określony krótszy niż sześć miesięcy,
- określony dłuższy niż sześć miesięcy, jeśli nie zawiera klauzuli o możliwości wypowiedzenia.
Choć też nie jest bezwzględny. W razie likwidacji lub upadłości pracodawcy oraz z przyczyn leżących po jego stronie możliwe jest wręczenie dwutygodniowego wymówienia z terminowymi kontraktami. Wszystkie pozostałe umowy mogą być wypowiadane.
Przy dyscyplinarce (art. 52 k.p.) czy rozwiązaniu angażu w trybie natychmiastowym bez winy pracownika (art. 53 k.p.) nie liczy się rodzaj umowy, lecz terminy. Ta pierwsza może zostać wręczona w ciągu miesiąca od dnia, w którym szef się dowiedział o przyczynach uzasadniających wilczy bilet.
Jego oświadczenie w tym drugim wypadku może trafić do zatrudnionego, gdy nie stawia się w pracy dłużej niż:
- miesiąc z innych usprawiedliwionych przyczyn niż choroba,
- trzy miesiące z powodu choroby, a był zatrudniony u tego pracodawcy krócej niż sześć miesięcy,
- łączny okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze trzy miesiące, kiedy był chory, a jego zatrudnienie u tego pracodawcy wynosi co najmniej sześć miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy powstała w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.
Krok 2. Sprawdź, czy pracownik jest chroniony
Tę czynność trzeba wykonać przy każdym rodzaju zwolnienia. Lista chronionych pracowników jest dość długa. Znajdują się na niej m.in.
- kobiety w ciąży, a także pracownicy (matki i ojcowie) przebywający na urlopach macierzyńskich (art. 177 § 1 k.p.),
- przebywający na urlopie wychowawczym (art. 1861 § 1 k.p.),
- pracujący w obniżonym wymiarze czasu pracy na podstawie art. 1867 k.p. (art. 1868 § 1 k.p.),
- osoba, która jest imiennie wskazanym członkiem zakładowej organizacji związkowej (art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),
- społeczny inspektor pracy (art. 13 ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy, DzU nr 35, poz. 163 ze zm.).
Krok 3. Skonsultuj się ze związkami
Jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, musi on zasięgnąć jej opinii w sprawie planowanego rozstania (każdy rodzaj, ale w wypadku wypowiedzeń tylko przy umowie na czas nieokreślony). Ma obowiązek zawiadomić ją o przyczynie uzasadniającej zwolnienie (art. 38 § 1, art. 52 § 3 i art. 53 § 4 k.p.).
Opinia związku nie jest jednak dla niego wiążąca. Zatem bez względu na jej treść szef może przeprowadzić zwolnienie.
Krok 4. Przygotuj pismo
Oświadczenie woli można złożyć w każdej formie (także elektronicznej) i przez każde zachowanie, które w dostateczny sposób ujawnia wolę danej osoby (art. 60 k.c.).
Dlatego wypowiedzenie wysłane faksem i ustne oświadczenie o rozwiązaniu umowy są skuteczne, choć naruszają przepisy o sposobie wypowiadania i rozwiązywania umów o pracę (uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02, i wyrok z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98).
Naruszają, bo art. 30 § 3 k.p. wymaga formy pisemnej dla oświadczeń o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu angażu pracowniczego. Dlatego najlepiej przygotować dokument, który można będzie opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Przy oświadczeniach rozwiązujących umowę bez wypowiedzenia oraz wymówieniu angażu bezterminowego musi on zawierać uzasadnienie i pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy (to dotyczy wszystkich rodzajów umów). Termin ustania zatrudnienia wskazuje się przy wypowiedzeniach, a w pozostałych wypadkach nie.
Krok 5. Wyślij oświadczenie
Mając plik z oświadczeniem o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem lub bez, można je:
1) załączyć jako plik do wiadomości e-mailowej, bo wtedy może zawierać bezpieczny podpis elektroniczny, a więc będzie i tak skuteczne i poprawne,
2) wkleić do treści e-maila, ale w ten sposób szef pozbawia się możliwości złożenia e-podpisu, bo w samym e-mailu nie da rady go zastosować; w efekcie oświadczenie będzie skuteczne, ale wadliwe,
3) umieścić w intranecie (innym firmowym systemie komputerowym) w części, do której dostęp ma tylko pracownik; ta forma będzie poprawna i skuteczna, jeśli dokument będzie zawierał e-podpis.
Są jeszcze wspomniane portale społecznościowe. Ale zwalnianie za ich pośrednictwem odradzamy, bo ani tu e-podpisu nie da się złożyć, ani uzyskać potwierdzenia odbioru.
Krok 6. Uzyskaj potwierdzenie odbioru
Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez jest złożone podwładnemu z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią (art. 61 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Ale gdy ma postać elektroniczną, skutek ten występuje z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 k.c.).
Tylko jak pracodawca udowodni, że pracownik odczytał oświadczenie? Aby się zabezpieczyć na taką okoliczności, lepiej wysyłać e-maile z żądaniem potwierdzenia odbioru albo umieszczać oświadczenie w intranecie z żądaniem wygenerowania przez firmowy system elektroniczny informacji o jego odczytaniu.
Jadwiga Sztabińska