Niedopuszczalne jest niezaakceptowanie dokumentów wykonawcy ze względu na niezachowanie szaty graficznej określonej przez zamawiającego.
Prawo zamówień publicznych wyczerpująco określa przypadki, w których oferta wykonawcy podlega odrzuceniu (art. 89 ust. 1). Oznacza to, że zamawiający nie może ustanowić żadnych dodatkowych okoliczności uprawniających go do podjęcia tej czynności. Jednocześnie, jeśli wystąpi któraś z przesłanek wskazanych w tym przepisie, zamawiający ma obowiązek ofertę odrzucić - nie ma żadnej uznaniowości.
W praktyce jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia oferty jest niezgodność jej ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ). Niezgodność oferty z SIWZ polega zasadniczo na niezgodności zobowiązania, które w ofercie przyjmuje na siebie wykonawca z zakresem zobowiązania, którego przyjęcia oczekuje zamawiający i które opisał w SIWZ, względnie na sprzecznym z SIWZ opisaniu tego zobowiązania.
Niezgodność musi dotyczyć treści, nigdy formy. Niedopuszczalne byłoby zatem odrzucenie oferty ze względu na niezachowanie szaty graficznej określonej przez zamawiającego czy też przedstawienie informacji w innej kolejności niż podana w SIWZ. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy zmiana formy powoduje jednocześnie zmianę treści, np. w wyniku pominięcia niektórych rubryk kosztorysu. Taka sytuacja zostanie potraktowana jako nieprzedstawienie pełnej informacji żądanej przez zamawiającego, powodujące konieczność odrzucenia oferty.
Waga wyjaśnień
Punktem odniesienia dla zamawiającego przy badaniu oferty pod kątem jej zgodności z SIWZ jest oczywiście treść samej specyfikacji. To jednak nie wszystko. Znaczenie mają również informacje przekazane wykonawcom w ramach wyjaśniania postanowień SIWZ. Zamawiający ma obowiązek uwzględnić ich treść przy badaniu ofert, nawet jeśli nie wprowadził żadnych zmian do SIWZ w związku z zapytaniami wykonawców.
Oceny oferty zamawiający powinien dokonywać całościowo. Oznacza to, że należy oprzeć się na całokształcie dokumentów opisujących oferowany przedmiot, a nie na poszczególnych formularzach, w oderwaniu od kontekstu. Ma to znaczenie dla ewentualnego zastosowania procedury wyjaśniania treści oferty lub poprawiania omyłek, które się w niej pojawiły.
Skoro rozmaite dokumenty mogą zostać uznane za część oferty, wykonawcy powinni zadbać, by były one kompletne i przedstawiały wszystkie informacje żądane przez zamawiającego.
Gdzie jest ratunek
Na szczęście formalizm p.z.p. nie idzie tak daleko, by każda, choćby najdrobniejsza, niezgodność oferty z SIWZ powodowała konieczność jej odrzucenia. W przepisie art. 87 p.z.p. przewidziano dwie instytucje zmierzające do ustalenia rzeczywistej treści złożonych ofert, mianowicie procedurę wyjaśniania treści oferty oraz poprawiania omyłek.
Ta pierwsza oznacza, że zamawiający - w wykonaniu obowiązku prowadzenia postępowania z należytą starannością - może zapytać wykonawcę, jaką treść ten zamierzał przekazać w określonej części oferty. Nie istnieje jednak obowiązek korzystania z tego uprawnienia - w takim przypadku zamawiający naraża się na nieprawidłową interpretację oferty i odwołanie ze strony wykonawcy, którego ofertę odrzucił. Z kolei brak wyjaśnień wykonawcy nie powoduje żadnej ściśle określonej sankcji poza tym, że jego oferta zostanie zinterpretowana na podstawie informacji posiadanych przez zamawiającego.
Wyjaśnienia udzielone przez wykonawcę mogą być pomocne przy zastosowaniu drugiej z instytucji, tj. poprawienia omyłek w ofercie. Zgodnie z p.z.p., zamawiający ma obowiązek poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, a także inne (niż oczywiste) omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 7 p.z.p. oferta podlega odrzuceniu, jeżeli wykonawca nie zgodził się w terminie 3 dni od otrzymania zawiadomienia na dokonanie poprawki omyłki nieoczywistej. Wobec niejednoznacznego brzmienia tego przepisu należy zalecić wykonawcom aktywne potwierdzenie tej czynności zamawiającego w ww. terminie. Niezależnie od powyższego należałoby zmienić ten przepis w ten sposób, że tylko wyraźny brak zgody prowadziłby do odrzucenia oferty.
Autor: Barbara Załęcka, radca prawny, aplikant rzecznikowski
Źródło: Rzeczpospolita