To pracodawca decyduje, czy zatrudniony może używać jego narzędzi do celów prywatnych.
Jeżeli oświadczy, że nie godzi się na takie używanie poczty firmowej, Internetu czy telefonów służbowych, to pracownik musi bezwzględnie tego zakazu przestrzegać tłumaczy radca prawny Iwona Jaroszewska-Ignatowska prowadząca Kancelarię Prawa Pracy.
Jeżeli ktoś będzie wykorzystywał firmowy sprzęt do celów prywatnych, a wcześniej pracodawca mu tego zakazał w formie ustnej albo pisemnej, to przełożony może wyciągnąć wobec niego konsekwencje. Może więc nałożyć karę nagany, upomnienia, może też nawet wypowiedzieć zainteresowanemu umowę o pracę. To oczywiste, że jeżeli Nowak, zamiast pracować, dzień spędza na przeglądaniu stron internetowych, które nie mają żadnego związku z pracą, to wypowiedzenie umowy jest uzasadnione dodaje Jaroszewska-Ignatowska.
Pracodawca z reguły określa zasady korzystania ze służbowych narzędzi, takich jak poczta internetowa, komputer, telefon i samochód służbowy, w regulaminie lub w wewnętrznych procedurach. W firmach zatrudniających poniżej 20 pracowników mówi Iwona Jaroszewska-Ignatowska gdzie nie ma obowiązku prowadzenia regulaminu pracy, można te zasady ustalić także ustnie lub w dowolny sposób przyjęty w zakładzie.
Kontrolowanie użytkowania przez pracowników firmowych narzędzi porozumiewania się na odległość rodzi jedno niebezpieczeństwo. Pracodawca może natrafić na prywatną korespondencję e-mailową. Czy wolno mu ją sprawdzać? Według Jolanty Zarzeckiej-Sawickiej, radcy prawnego w kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz, czytanie prywatnych e-maili narusza sferę prywatności pracownika, a także adresata jego wiadomości.
Ochrony prywatności korespondencji pracownik może szukać na podstawie art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Sprawdzanie prywatnych e-maili może też naruszać zasadę poszanowania godności pracownika na podstawie art. 111 kodeksu pracy. W myśl orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE monitoring prywatnej korespondencji pracownika jest niedopuszczalny dodaje Zarzecka-Sawicka.
Wojciech Rafał Wiewiórowski - generalny inspektor ochrony danych osobowych
Pracodawca powinien prawidłowo i odpowiednio wcześnie poinformować o formach kontroli e-maili, Internetu, rozmów telefonicznych. Czy wystarczy jednak, że informacja taka jest w okólniku sprzed trzech lat, a pracownik podpisuje oświadczenie, że zapoznał się z regulaminem? Wydaje się, że nie. Dla celów ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawca może też zakazać korzystania z Internetu, poczty elektronicznej, telefonu do celów innych niż służbowe i zastrzec sobie prawo kontrolowania przesyłek czy rozmów. Pracownik musi jednak być o tym uprzednio poinformowany.
Jerzy Kowalski