Jedyny wspólnik spółki z o.o. lub akcyjnej niebędący jednocześnie jedynym członkiem zarządu składa oświadczenie woli spółce w formie pisemnej. Nie jest już wymagane notarialne poświadczenie podpisu.
8 stycznia 2009 r. weszły w życie nowe zasady dotyczące formy oświadczeń woli jedynego wspólnika składane spółkom: z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 173 kodeksu spółek handlowych) i akcyjnej (303 par. k.s.h.). Od tej daty zasadą jest forma pisemna pod rygorem nieważności, niezależnie od tego, czy dane oświadczenie jedynego wspólnika (niebędącego jednocześnie jedynym członkiem zarządu) składane jest w sprawach zwykłego zarządu czy też przekraczających zakres zwykłych czynności spółki.
Wspomnianą nowelizację należy uznać za oczekiwaną i zasadną, bowiem dotychczasowe uregulowanie skutkowało dość istotnymi niedogodnościami praktycznymi. Często pojawiały się problemy w ocenie, czy dana czynność powinna być dokumentowana w zwykłej formie pisemnej, czy też w formie szczególnej - z podpisem notarialnie poświadczonym, a konsekwencje braku zachowania wymaganej formy były daleko idące. Przepisy przed nowelizacją wymagały dla czynności przekraczających zakres zwykłych czynności spółki formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. W praktyce pojawiały się po wielokroć wątpliwości, czy dana czynność prawna zostaje podjęta w sprawach zwykłego zarządu danej spółki, czy też wykracza poza ten zakres. Zakres czynności zwykłego zarządu powinien być bowiem analizowany i określany indywidualnie dla każdej spółki, nie ma bowiem katalogu takich czynności. Orzecznictwo i literatura przedmiotu dają w zakresie oceny pewne wytyczne, jednak zawsze pozostaje pewien margines wątpliwości i konieczność oceny konkretnego przypadku.
Jeśli jakiekolwiek wątpliwości, czy dana czynność wchodzi w zakres zwykłego zarządu, pojawiały się, zanim czynność taka była podejmowana, wówczas zwykle rekomendowaliśmy zachowanie formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym dla oświadczenia wspólnika. Z natury rzeczy sytuacja taka mogła dotyczyć tylko tych czynności, które były konsultowane z prawnikiem przed ich podjęciem.
Poważny problem pojawiał się wtedy, gdy post factum okazywało się, że dana czynność prawna, podjęta w zwykłej formie pisemnej, wymagała dla swojej ważności formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Nie były to bynajmniej sytuacje rzadkie. W praktyce, przeprowadzając analizy prawne spółek, często spotykaliśmy się z sytuacją, że umowy pomiędzy spółką a jej jedynym wspólnikiem były zawierane w zwykłej formie pisemnej. Wielokrotnie mieliśmy wątpliwości, czy dana czynność jest rzeczywiście czynnością zwykłego zarządu, biorąc pod uwagę zarówno przedmiot działalności spółki, jak też jej uregulowania statutowe. Przykładem może być sytuacja, gdy spółka z o.o. z kapitałem w wysokości 50 tys. zł finansowała swoją bieżącą działalność z otrzymanych na ten cel od jedynego wspólnika pożyczek (zawartych w zwykłej formie pisemnej) w kwotach łącznie stanowiących wielokrotność jej kapitału zakładowego. W takim przypadku mogła powstać istotna wątpliwość, czy umowy pożyczek zostały zawarte skutecznie.
Konsekwencją braku zachowania przepisanej formy była nieważność czynności prawnej. Na skutek podjętych nieważnych czynności prawnych dochodziło zwykle do transferu środków finansowych pomiędzy jedynym wspólnikiem a spółką. Wszelkie takie przesunięcia majątkowe były zatem dokonywane bez podstawy prawnej, co powodowało niekorzystne konsekwencje nie tylko w sferze cywilnoprawnej (nienależne świadczenie dla strony je otrzymującej, obowiązek zwrotu), ale również podatkowej (w przypadku pożyczki - zgodnie z dominującym stanowiskiem orzecznictwa i doktryny - niemożność zaliczenia w koszty działalności przez stronę uzyskującą świadczenie odsetek od pożyczki; w przypadku nabycia usługi/towaru - niemożność zaliczenia w koszty wydatku poniesionego na nabycie towaru bądź usługi).
Powołana nowelizacja spotka się zapewne z dużym uznaniem zarządów i wspólników wielu polskich spółek. Jednakowe traktowanie przez ustawodawcę czynności pozostających w zakresie zwykłego zarządu oraz przekraczających zwykłe czynności spółki spowoduje, że wszelkie wątpliwości co do charakteru danej czynności prawnej przestaną być relewantne. Wpłynie to zarówno na pewność obrotu, jak też obniży ryzyka związane z potencjalnym zawarciem nieważnej czynności prawnej.
Należy pamiętać, że nowelizacja przewidująca wymóg zwykłej formy pisemnej dotyczy wyłącznie spółek, w których jedyny wspólnik nie jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W sytuacji gdy jedynym wspólnikiem spółki jest osoba będąca jednocześnie jedynym członkiem zarządu, obowiązują restrykcyjne zasady co do formy oświadczeń woli. W takich sytuacjach konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego - art. 210 par. 2 k.s.h. oraz 379 par. 2 k.s.h. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz nadal ma obowiązek zawiadomić sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.