Dostęp do dokumentacji mają wszyscy wykonawcy. Tylko tajemnica przedsiębiorcy ogranicza to uprawnienie. Zamawiający realizuje niezwłocznie wnioski firm.

Na dokumentację postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego składają się m. in. oferty wykonawców, uzupełniane przez nich w toku postępowania dokumenty i składane wyjaśnienia, opinie biegłych, protokół z postępowania oraz umowa w sprawie zamówienia.
Dokumentacja jest jawna i podlega udostępnieniu. Przepisy prawa zamówień publicznych przewidują odrębny tryb dostępu do informacji od trybu określonego w ustawie o dostępie do informacji publicznej i w tym zakresie wyłączają stosowanie jej przepisów.

Kto ma prawo wglądu

Zgodnie z zasadą jawności, dostęp do dokumentacji przebiegu postępowania jest powszechny i mogą z niego skorzystać zarówno wykonawcy (przedsiębiorcy), jak i osoby trzecie, nieubiegające się o udzielenie zamówienia. Osoba zainteresowana nie musi przy tym wykazywać istnienia po swojej stronie jakiegokolwiek interesu prawnego, czy też faktycznego, w uzyskaniu dostępu do dokumentacji.
Prawo dostępu przedsiębiorcy do dokumentacji nie ma jednak charakteru absolutnego. W niektórych, ustawowo określonych, przypadkach zamawiający może je ograniczyć, przede wszystkim - ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa. W praktyce wykonawcy bardzo często zastrzegają informacje niestanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, z zasady jawności postępowania wynika obowiązek badania przez zamawiającego, czy informacje tak zastrzeżone rzeczywiście tę tajemnicę stanowią. Zamawiający jest zatem w każdym przypadku zobowiązany sprawdzić, czy zachodzą przesłanki uprawniające do ograniczenia jawności.

Na wniosek

Dokumentację postępowania zamawiający udostępnia na wniosek. Do wnioskodawcy, czyli np małej firmy należy wybór, w jaki sposób zamierza się z nią zapoznać - może zatem wnioskować o wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego lub przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku jednak, gdy przesłanie kopii byłoby z przyczyn technicznych znacząco utrudnione (np. ze względu na obszerność dokumentacji), zamawiający ma prawo określić inny sposób udostępnienia.
Jeżeli wykonawca zapoznaje się z dokumentacją na miejscu, na utrwalanie (np. wykonywanie fotografii) ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu musi uzyskać zgodę zamawiającego.
Wykonawca może wielokrotnie występować o udostępnienie dokumentacji - nie ma żadnych ograniczeń w tym zakresie.

W jakim czasie

Termin udzielenia informacji wyznaczają dwa punkty czasowe: chwila, od której dany dokument w ogóle może zostać udostępniony oraz moment złożenia wniosku.
I tak, oferty można udostępniać od chwili ich otwarcia, oferty wstępne (występujące w trybie negocjacji z ogłoszeniem) - od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (występujące m. in. w przetargu ograniczonym) - od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Protokół postępowania udostępnia się na bieżąco, w miarę jego sporządzania. Inne dokumenty okazuje się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania.
Po otrzymaniu wniosku o udostępnienie dokumentacji, zamawiający ma obowiązek zrealizować żądanie niezwłocznie, tzn. bez zbędnej zwłoki, lecz niekoniecznie natychmiast. Termin realizacji żądania uzależniony będzie m. in. od zakresu wniosku, w związku z czym może on wynieść od jednego do nawet kilkunastu dni. Jeśli chodzi o kopie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, to w wyjątkowych przypadkach zamawiający może przesłać je w wyznaczonym przez siebie terminie. Może mieć to miejsce np. w związku z koniecznością zapewnienia sprawnego toku badania i oceny ofert. Nie może jednak nastąpić później niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.

Autor: Barbara Załęcka, radca prawny, aplikant rzecznikowski
Źródło: Rzeczpospolita