Gdy kontrahent nie ureguluje należności, nieściągalnych kwot nie można ująć w kosztach działalności firmy. Chyba, że uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne, a niemożność ich odzyskania została odpowiednio udokumentowana.

Koniec roku sprzyja wszelkim podsumowaniom związanym z prowadzonym biznesem. W tym okresie przedsiębiorcy mogą także pokusić się o przygotowanie zestawienia nieściągalnych należności (tzw. wiekowanie należności), które z jednej strony pokaże i przypomni o niesolidnych dłużnikach, a z drugiej ułatwi weryfikację, czy w danym przypadku możliwe będzie dodatkowe zoptymalizowanie rozliczeń podatkowych.

W określonych przypadkach

Wierzytelności nieściągalne z zasady nie są kosztami podatkowymi, o czym ustawodawca przesądził w art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy CIT i art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy PIT.
W określonych przypadkach przedsiębiorcy mogą jednak rozpoznać koszty uzyskania przychodu z tego tytułu, jeżeli wierzytelność jest nieprzedawniona i została wcześniej zarachowana jako przychód należny, przedsiębiorca podjął formalną decyzję o spisaniu wierzytelności, a jej nieściągalność została udokumentowana (CIT) bądź uprawdopodobniona (PIT) w rozumieniu obowiązujących przepisów podatkowych. Odnosząc się do udokumentowania lub uprawdopodobnienia, ustawodawca tak naprawdę wymaga wykazania nieściągalności jednym ze wskazanych w ustawie dokumentów, w szczególności dokumentem wystawionym przez komornika, sąd lub stworzonym samodzielnie przez podatnika.

W którym roku

Zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów podatkowych powinno nastąpić w tym roku podatkowym, w którym wypełniona zostanie ostatnia z wymaganych prawem przesłanek, tj. gdy:
- nastąpi podjęcie decyzji o spisaniu wierzytelności, gdy nieściągalność została uprawdopodobniona lub udokumentowana we wcześniejszych okresach bądź
- dojdzie do wydania dokumentu przez komornika, sąd lub podatnika, jeżeli przedsiębiorca już wcześniej zadecydował o jej spisaniu (por. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 października 2009 r., IBPBI/2/423-788/09/AM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 25 mar-ca 2011 r., IPPB3/423-53/11-4/JB).
Najprościej udokumentować nieściągalność wierzytelności dokumentami wydanymi przez sąd lub komornika zebranymi w trakcie procedury windykacyjnej, tj.:
1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub
c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.
Jeżeli zatem firma nie prowadzi egzekucji przy udziale komornika, to warto na koniec roku prześledzić czy dłużnik nie został postawiony w stan upadłości, czy nie trzeba zgłosić wierzytelności syndykowi i czy upadłość nie została zakończona w sposób przewidziany powyżej. W ocenie organów podatkowych nie ma znaczenia, czy dokumenty te zostały wydane przez organy polskie czy zagraniczne (por. interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 lipca 2009 r., ITPB3/423-271b/09/PS).

Oryginał lub potwierdzenie

Dla celów dowodowych przedsiębiorca powinien jednak dysponować oryginalnym dokumentem wydanym przez właściwy organ bądź dokumentami, których autentyczność została potwierdzona notarialnie.W zasadzie więc weryfikacja prawidłowości rozpoznania kosztów w tym zakresie nie powinna nastręczyć wielu problemów.

Można spisać samodzielnie

Oczywiście najprościej jest udokumentować nieściągalność wierzytelności dokumentami zebranymi w trakcie egzekucji roszczeń, bo łatwo je zweryfikować i trudno zakwestionować w trakcie ewentualnej kontroli. Problem powstaje wtedy, gdy wierzytelności dotyczą niewielkich kwot (np. kosztów drobnych zleceń, prowizji i opłat pobieranych przez banki i instytucje finansowe, itp.) i wszczynanie kosztownej procedury nie jest opłacalne. Niekiedy zaległości wynikają z niedopłat związanych z różnicami kursowymi lub zaokrągleniami, a przedsiębiorca nie chce zrazić do siebie kontrahenta rozpoczynając ich windykację. Niejednokrotnie też przedsiębiorca ma wierzytelności o wyższej wartości, jednak przypuszcza, że nie ma wielkich szans na ich odzyskanie. Takich właśnie przypadków dotyczy ostatnia możliwość - rozpoznanie kosztów w związku ze spisaniem nieściągalnych wierzytelności na podstawie sporządzonego samodzielnie protokołu. W dokumencie tym wystarczy wykazać, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności.

Co wziąć pod uwagę w kalkulacji

Jak to jednak zrobić? Organy podatkowe niekiedy wskazują, że kalkulacji należy dokonać wyłącznie w odniesieniu do kosztów procesowych i egzekucyjnych, i że nie ma podstaw do ich rozszerzenia na np. koszty pracownicze czy biurowe związane z procesowaniem egzekucji (interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie z 25 kwietnia 2005 r., D-1/423-21/05). Przy szacowaniu kosztów podatnik z pewnością może uwzględnić koszty sądowe, koszty zastępstwa prawnego oraz koszty postępowania egzekucyjnego.

Do tego należałoby doliczyć niezbędne wydatki na korespondencję pocztową z dłużnikiem (dla pewności za potwierdzeniem odbioru - 5,70 zł za sztukę), sądem i komornikiem, koszty umocowania dla działającego w naszym imieniu profesjonalnego pełnomocnika (opłata skarbowa - 17 zł od każdego pełnomocnictwa), koszty sporządzenie i poświadczenia aktualnych dokumentów podatnika, jak np. odpis pełny KRS (60 zł), na potrzeby tego pełnomocnictwa, koszty dokonania przelewów bankowych niezbędnych do uregu-lowania niezbędnych opłat i wpisów.
Wydaje się więc, że mimo wszystko solidnie przygotowana lista spodziewanych rzeczywistych kosztów dochodzenia wierzytelności pozwoli udokumentować nieściągalność wierzytelności nawet powyżej kwoty 1000 zł.

Co należy uwzględniać w protokole

Szacując przewidywane koszty, przedsiębiorca niewątpliwie może ująć następujące wydatki:

1) koszty sądowe, obejmujące przede wszystkim wpis sądowy (zwykle 5 proc., nie mniej jednak niż 30 zł i nie więcej niż 100 000 zł), opłatę kancelaryjną, opłatę za wniosek o zabezpieczenie powództwa oraz koszty klauzuli wykonalności (za odpis), jak również potencjalny zwrot wydatków obejmujących należności świadków z tytułu utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, biegłych i tłumaczy oraz kuratorów ustanowionych w danej sprawie, opłaty należne innym osobom lub instytucjom, koszty opłat telefonicznych i telegraficznych, koszty ogłoszeń.
Koszty te są w zasadzie uzależnione od wartości dochodzonej należności i można je ustalić przy uwzględnieniu przepisów ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 90, poz. 594 ze zm.) oraz np. rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 24 kwietnia 2013 r. w sprawie określenia stawek wynagrodzenia biegłych, taryf zryczałtowanych oraz sposobu dokumentowania wydatków niezbędnych dla wydania opinii w postępowaniu cywilnym (DzU z 2013 r. poz. 518).

2) koszty zastępstwa prawnego obejmujące koszty za czynności radców prawnych lub adwokatów, w tym za:
- czynności przygotowawcze niezbędne, żeby pozew był skuteczny,
- postępowanie zabezpieczające, wszczęte przed wniesieniem pozwu,
- postępowanie sądowe w I instancji,
- postępowanie sądowe w II instancji,
- postępowanie egzekucyjne.
Minimalne koszty zastępstwa prawnego są w zasadzie uzależnione od wartości dochodzonej należności i można je ustalić na podstawie przepisów rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielanej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (tekst jedn. DzU z 2013 r. poz. 490) oraz rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu (tekst jedn. DzU z 2013 r. poz. 461).

Niemniej, należy pamiętać, że przewidziane w rozporządzeniach koszty mają charakter ochronny wobec dłużnika i nie mogą przesądzać o wysokości przewidywanych przez przedsiębiorcę rzeczywistych kosztów obsługi prawnej, którą można uwzględnić w protokole. Organy podatkowe zgadzają się, aby w protokole brać pod uwagę rzeczywiste wynagrodzenie kancelarii, z którą przedsiębiorca współpracuje, zarówno w związku z potrzebą podjęcia czynności przygotowawczych, niezbędnych, żeby pozew był skuteczny (np. sporządzenie wezwania dłużnika do zapłaty, uzyskanie jego oświadczenia o uznaniu długu lub ustalenie miejsca jego pobytu czy działalności) jak i późniejszego prowadzenia postępowania przed sądem i komornikiem. Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-694/08-3/DS).

3) koszty postępowania egzekucyjnego, obejmujące zaliczkę na wydatki komornika takie jak: koszty korespondencji (przynajmniej 4 pisma), opłata za informację z ZUS, z Urzędu Skarbowego, z Biura Ewidencji Ludności, z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców, z Wydziału Geodezji i Kartografii, z ewidencji informacji o zastawach rejestrowych, wniosek o wyjawienie majątku, opłata za odpis KRS dłużnika i jego notarialne potwierdzenie. Koszty te są uzależnione od wartości dochodzonej należności i można je ustalić na podstawie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 231, poz. 1376).

Autorka jest doradcą podatkowym w departamencie prawa podatkowego FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz
Źródło: Rzeczpospolita