Zatrudniamy pracownika do serwisowania lub montażu maszyn naszej produkcji. Prace odbywają się na terenie całego kraju na zlecenie naszych odbiorców.
Pracownicy mieszkają na terenie woj. śląskiego, natomiast siedziba firmy znajduje się w Warszawie. W umowie o pracę zostało wpisane miejsce pracy woj. śląskie, gdyż tylko wtedy wchodzi w grę spełnienie warunku, jakim jest możliwość powrotu do miejsca zamieszkania w ramach godzin pracy. W siedzibie firmy pracownicy bywają jedynie raz, dwa razy w miesiącu w celu dokonania rozliczeń.
Ponieważ zleceń na terenie woj. śląskiego nie mamy dużo, praktycznie pracownik jest niemal non stop w podróży służbowej na terenie kraju. Myśleliśmy o zmianie w umowie miejsca pracy na teren całego kraju, jednak wówczas pojawia się kwestia hoteli, które opłacane są ze środków firmy.
Koszty noclegów stanowią ponad 1/3 wynagrodzenia pracownika i jest oczywiste, że w przypadku doliczenia ich do przychodu pracownika (nawiasem mówiąc przychodu, który nie stanowi dla niego przysporzenia) firma musiałaby zrekompensować zapłacony podatek, podwyższając pensję pracownikowi.
Budzi to nasz sprzeciw, bo w ten sposób płacilibyśmy podatek od wydatków będących kosztem uzyskania przychodu. Jak wybrnąć z tej sytuacji, tak aby nie narazić się fiskusowi i żeby miało to ekonomiczny sens? pyta czytelnik.
Wskazany przez czytelnika problem nie został niestety jednoznacznie uregulowany i jest wynikiem zmian w orzecznictwie z zakresu prawa pracy, które nie znalazły odwzorowania w przepisach podatkowych.
Chodzi o stanowisko, że wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy poza stałym miejscem pracy nie musi być podróżą służbową.
Podróż tylko incydentalna
Zgodnie z uchwałą składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego obejmuje pewien obszar jego aktywności zawodowej i powinno odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy.
Niemniej jednak, bez względu na to, czy ustalimy, że miejscem pracy serwisantów jest województwo śląskie, czy też terytorium Polski, nie można zapominać, że podatkowe konsekwencje wypłaty wynagrodzeń nie zależą jedynie od miejsca, w którym praca jest lub ma być wykonywana, lecz przede wszystkim od tego, czy wykonywana jest ona w ramach tzw. podróży służbowej.
Jako że podstawą do odbycia podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, określające skonkretyzowane zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji, brak takich poleceń lub ich ogólny charakter będą przesłanką uznania danej podróży za inną niż służbowa.
W szczególności, w ocenie SN, podróżą służbową nie będą wyjazdy o charakterze powtarzalnym (podróże nieincydentalne), które wynikają z rodzaju i charakteru umówionej pracy. Biorąc pod uwagę zakres pracy wykonywanej przez serwisantów, już teraz można mieć wątpliwości, czy odbywane przez nich podróże spełniają rygorystyczne wymogi postawione przez SN.
Warto jednak zauważyć, że obecnie orzecznictwo sądów administracyjnych (np. wyrok WSA w Gliwicach z 1 czerwca 2009 r., I SA/Gl 1071/ 08) wydaje się uwzględniać szeroką definicję podróży służbowych, bazując na korzystnych dla pracowników wcześniejszych orzeczeniach Sądu Najwyższego.
Przychód u pracownika
W każdym jednak razie, na gruncie obowiązujących przepisów podatkowych, przyjęcie, że nie mamy do czynienia z podróżą służbową, prowadzi do opodatkowania po stronie pracowników przychodów niestanowiących ich przysporzeń majątkowych.
Wynika to z tego, że art. 12 ustawy o PIT obejmuje opodatkowaniem wszelkie udostępniane pracownikami świadczenia (w tym świadczenia niepieniężne związane z zakwaterowaniem), a art. 21 ust. 1 tej ustawy zwalnia z podatku jedynie diety i należności za czas podróży służbowej (pkt 16) oraz świadczenia z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych lub do wysokości 500 złotych miesięcznie w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania (pkt 19).
Literalne brzmienie przepisów wskazywałoby zatem na konieczność doliczenia do przychodu pracowników poniesionych przez pracodawcę wydatków na hotele lub pensjonaty, w których zatrzymują się oni w ramach wykonywania na rzecz pracodawcy zadań niewchodzących w zakres podróży służbowych.
Poniesienie kosztów zakwaterowania bezpośrednio przez pracowników również nie rozwiąże problemu, gdyż wydatki takie nie są dla nich koszami uzyskania przychodu (art. 22 ust. 2 ustawy o PIT), a ich zwrot przez pracodawcę nie został wyłączony z opodatkowania (w art. 12 ustawy o PIT nie ma regulacji podobnej do art. 14 ust. 3 pkt 3a, zgodnie z którym nie uważa się za przychody z działalności gospodarczej zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów) i nie może być zwolniony z opodatkowania z innego tytułu (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT dotyczy jedynie wykorzystania własnych narzędzi, materiałów i sprzętu).
Nie ma metody
Podsumowując, obecnie nie ma neutralnej podatkowo metody zakwaterowania pracowników w trakcie wyjazdu niebędącego podróżą służbową.
O ile konieczność poboru podatku można zrozumieć w odniesieniu do wypłacanych pracownikom świadczeń pieniężnych (odpowiednika diet wypłacanych w podróży służbowej), to trudno się zgodzić na opodatkowanie świadczenia polegającego na przymusowym skorzystaniu z zakwaterowania poza miejscem stałego zamieszkania z uwagi na obowiązek wyświadczenia pracy na rzecz pracodawcy.
Nieopodatkowanie tego świadczenia wymagałoby jednak udowodnienia, że nie jest ono dla pracownika nieodpłatnym świadczeniem, o którym mowa w art. 12 ustawy o PIT.
W sytuacji gdy organy podatkowe i orzecznictwo nie wypracowały jeszcze jednolitego stanowiska, które z otrzymanych przez pracownika w ramach stosunku pracy świadczeń stanowią dla niego przysporzenie majątkowe (przychód), trudno byłoby oczekiwać pozytywnego zakończenia ewentualnych sporów. Inaczej mówiąc, do momentu zmiany przepisów pracodawcy pozostaje dążyć do tego, by wszelkie wyjazdy pracownicze spełniały definicję podróży służbowych.
Marta Ignasiak
Autorka jest doradcą podatkowym w kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz