Przedsiębiorcy powinni zadbać, by dokumenty były kompletne. Muszą zawierać wszystkie informacje żądane przez zamawiającego. Jednak podstawą jest zgodność oferty ze specyfikacją.

Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) wyczerpująco określa przypadki, w których oferta przedsiębiorcy - wykonawcy podlega odrzuceniu (art. 89 ust. 1). Oznacza to, że zamawiający nie może ustanowić żadnych dodatkowych okoliczności uprawniających go do podjęcia takiej czynności. Jednocześnie, jeśli wystąpi któraś z przesłanek wskazanych w tym przepisie, zamawiający ma obowiązek ofertę odrzucić. Nie ma tu żadnej uznaniowości.

W praktyce jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia oferty przedsiębiorcy jest niezgodność jej treści ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ). Niezgodność oferty z SIWZ polega zasadniczo na niezgodności zobowiązania, które w ofercie przyjmuje na siebie wykonawca z zakresem zobowiązania, którego przyjęcia oczekuje zamawiający i które opisał w SIWZ, względnie na sprzecznym ze specyfikacją opisaniu tego zobowiązania.
Niezgodność musi dotyczyć treści, natomiast nigdy formy. Niedopuszczalne jest odrzucenie oferty przedsiębiorcy ze względu na niezachowanie szaty graficznej określonej przez zamawiającego, czy też przedstawienie informacji w innej kolejności niż podana w SIWZ. Nie dotyczy jednak to przypadku, gdy zmiana formy powoduje jednocześnie zmianę treści np. w wyniku pominięcia niektórych rubryk kosztorysu. To zostanie uznane za nieprzedstawienie pełnej informacji żądanej przez zamawiającego, powodując konieczność odrzucenia oferty.

Punktem odniesienia dla zamawiającego przy badaniu oferty pod kątem jej zgodności z SIWZ jest oczywiście treść samej specyfikacji. To jednak nie wszystko. Znaczenie mają również informacje przekazane wykonawcom w ramach wyjaśniania postanowień SIWZ. Zamawiający ma obowiązek uwzględnić ich treść przy badaniu ofert, nawet jeśli nie wprowadził żadnych zmian do SIWZ w związku z zapytaniami przedsiębiorców.

Oceny oferty zamawiający powinien dokonywać całościowo. Oznacza to, że musi oprzeć się na całokształcie dokumentów opisujących oferowany przedmiot, a nie na poszczególnych formularzach, w oderwaniu od kontekstu. Ma to znaczenie przede wszystkim dla ewentualnego zastosowania procedury wyjaśniania treści oferty lub poprawiania omyłek, które się w niej pojawiły.

Skoro rozmaite dokumenty mogą zostać uznane za część oferty, przedsiębiorcy powinni zadbać, by były one kompletne i przedstawiały wszystkie informacje żądane przez zamawiającego.

Na szczęście formalizm przepisów nie idzie tak daleko, by każda, choćby najdrobniejsza, niezgodność oferty z SIWZ powodowała konieczność jej odrzucenia. W przepisie art. 87 p.z.p. przewidziano dwie instytucje zmierzające do ustalenia rzeczywistej treści złożonych ofert, mianowicie procedurę wyjaśniania treści oferty oraz poprawiania omyłek.

Ta pierwsza oznacza, że zamawiający - w wykonaniu obowiązku prowadzenia postępowania z należytą starannością - może zapytać przedsiębiorcę, jaką treść zamierzał przekazać w określonej części oferty. Nie istnieje jednak obowiązek korzystania z tego uprawnienia - w takim przypadku zamawiający naraża się na nieprawidłową interpretację oferty i odwołanie wykonawcy, którego ofertę odrzucił. Z kolei brak wyjaśnień wykonawcy nie powoduje żadnej ściśle określonej sankcji, poza tym, że jego oferta zostanie zinterpretowana na podstawie informacji posiadanych przez zamawiającego.

Wyjaśnienia udzielone przez przedsiębiorcę mogą być pomocne przy zastosowaniu instytucji poprawiania omyłek zawartych w ofercie. Zgodnie z p.z.p. zamawiający ma obowiązek poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, a także inne (niż oczywiste) omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 7 p.z.p. oferta podlega odrzuceniu, jeżeli wykonawca nie zgodził się w terminie 3 dni od otrzymania zawiadomienia na dokonanie poprawki omyłki nieoczywistej. Wobec niejednoznacznego brzmienia tego przepisu należy zalecić wykonawcom aktywne potwierdzenie tej czynności zamawiającego w podanym terminie. Należałoby zmienić ten przepis w ten sposób, że tylko wyraźny brak zgody prowadziłby do odrzucenia oferty.

Autor: Barbara Załęcka
Źródło: Rzeczpospolita