Ewidencję odpadów można prowadzić w systemie informatycznym, umożliwiającym poświadczenie dokumentów ewidencji odpadów za pomocą podpisu elektronicznego. Dopuszcza się sporządzanie zbiorczej karty przekazania odpadu, obejmującej odpad danego rodzaju przekazywany łącznie w czasie jednego miesiąca kalendarzowego, za pośrednictwem tego samego prowadzącego transport odpadów temu samemu posiadaczowi odpadów. Ewidencja odpadów pełni istotną rolę, ponieważ dzięki jej istnieniu wytwórca odpadów może wykazać, że prowadzi zgodną z przepisami gospodarkę odpadami. Dokumenty ewidencji odpadów mogą być przedmiotem kontroli organów ochrony środowiska. Szczególnie ważne są karty przekazania odpadów, gdyż niejednokrotnie są jedynymi dokumentami umożliwiającymi udowodnienie przekazywania odpadów uprawnionemu odbiorcy, a tym samym zwolnienia się z obowiązku przeprowadzenia przez wytwórcę odpadów ich unieszkodliwienia lub odzysku. Jeżeli podmiot zobowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów nie wykonuje tego obowiązku albo wykonuje go nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym, podlega karze pieniężnej w wysokości 10 tys. zł.
Ministerstwo Ochrony Środowiska przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów. Przewiduje on zmianę dotychczas stosowanych formularzy kart ewidencji odpadu i karty przekazania odpadu. Nowe wzory dokumentów ewidencji zostaną opatrzone rozległymi objaśnieniami ułatwiającymi ich prawidłowe wypełnienie. Ponadto umożliwią wskazanie obok adresu posiadacza odpadów także miejsca prowadzenia działalności. Ten sam podmiot w świetle objaśnień do formularzy jest zobowiązany do prowadzenia odrębnych kart ewidencji odpadów wytwarzanych, zbieranych, odzyskiwanych lub unieszkodliwianych w różnych miejscach prowadzenia działalności. Jednak w przypadku posiadania decyzji na prowadzenie działalności na terenie całego kraju lub na określonym obszarze w rubryce ,,miejsce prowadzenia działalności" należy wskazać adres siedziby lub miejsca zamieszkania posiadacza odpadów. Rozporządzenie wprowadza inne drobne zmiany formularzy stosowanych w ramach prowadzenia ewidencji odpadów, m.in. związane z ewidencją odbioru odpadów komunalnych. W związku ze zmianą przepisów w zakresie demontażu i odzysku pojazdów projekt zakłada wprowadzenie wzoru karty ewidencji pojazdu wycofanego z eksploatacji, którą wypełnia prowadzący stację demontażu oraz punkt zbierania pojazdów wycofanych z eksploatacji. Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2011 r.
 
Katarzyna Nodzykowska
radca prawny w departamencie korporacyjnym Kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz