Dokumenty zamawiającego muszą być zrozumiałe dla wykonawców. Jeśli tak nie jest, to firmy mają prawo prosić o wyjaśnienia. Muszą je dostać wszyscy uczestnicy przetargu.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ) to jeden z najistotniejszych dla przedsiębiorców dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W SIWZ zamawiający określa, jakie warunki udziału w postępowaniu stawia przedsiębiorcom - wykonawcom, w jaki sposób ocenia ich spełnienie, co jest przedmiotem zamówienia oraz jakie są kryteria oceny ofert. Ma ona pierwszorzędne znaczenie, gdyż niespełnienie warunków udziału skutkuje wykluczeniem przedsiębiorcy z przetargu. Natomiast zaoferowanie przez niego dostaw, usług lub robót budowlanych niezgodnych z opisem zawartym w SIWZ - odrzuceniem oferty, a lekceważenie kryteriów oceny ofert - ryzykiem przegrania przetargu.

Stąd też postanowienia SIWZ należy tak formułować, by były dla wykonawcy zrozumiałe. Postulat ten nie zawsze jest realizowany. Dlatego też w Prawie zamówień publicznych przewidziano procedurę wyjaśniania treści SIWZ. W praktyce jest tak, że wykonawcy bardzo często z niej korzystają.

Wyjaśnienia treści specyfikacji dokonuje zamawiający na wniosek wykonawcy. Aby zagwarantować sobie uzyskanie odpowiedzi, przedsiębiorca powinien złożyć wniosek do upływu połowy terminu składania ofert. Liczy się dzień, w którym wniosek rzeczywiście wpłynie do zamawiającego, a nie na przykład data wysłania wniosku pocztą, czy przekazania kurierowi. Jeśli wniosek zostanie złożony po upływie tego terminu, zamawiający może udzielić wyjaśnień, lecz nie ma takiego obowiązku. Brak takiego obowiązku zamawiającego występuje również w przypadku, gdy wniosek wykonawcy dotyczy już udzielonych wyjaśnień. Może się zdarzyć, że odpowiedź zamawiającego była niejasna, stąd wydaje się, że brakuje powodów, dla których wykonawca nie mógłby liczyć na jej doprecyzowanie.

Zamawiający powinien udzielić wyjaśnień niezwłocznie, najpóźniej jednak na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, chyba że wartość zamówienia jest niższa niż tzw. progi unijne - wówczas na 2 dni przed terminem.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje przedsiębiorcom, którym przekazał specyfikacje, bez ujawniania źródła zapytania. W przypadku, gdy specyfikacja została udostępniona na stronie internetowej, zamawiający ma obowiązek zamieścić ją na tej stronie.

Zamawiający może zmienić SIWZ do upływu terminu składania ofert. Może to uczynić z własnej inicjatywy, gdy np. dojdzie do wniosku, że specyfikacja zawiera błędy lub jej treść jej niejasna lub w reakcji na wnioski wykonawców - przedsiębiorców o wyjaśnienie jej treści. Informację o zmianie SIWZ zamawiający ma obowiązek przekazać w sposób analogiczny, w jaki przekazuje wykonawcom wyjaśnienia jej treści, czyli musi zawiadomić wszystkich wykonawców, którym przekazano SIWZ, względnie opublikować ją na stronie internetowej.

Zmiana może dotyczyć wszelkich postanowień SIWZ, w szczególności dotyczących warunków udziału przedsiębiorcy w postępowaniu. Modyfikacje nie są dopuszczalne, gdyby prowadziły do konieczności zmiany trybu udzielenia zamówienia. Na przykład zamawiający pierwotnie zastosował tryb negocjacji z ogłoszeniem ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą progów unijnych, a następnie zmienił specyfikację, zwiększając zakres przedmiotu zamówienia i przekraczając te progi. W efekcie prowadziłoby to do obowiązku zastosowania w pełni konkurencyjnej procedury przetargowej.

Trzeba mieć na uwadze, że jeżeli w przetargu nieograniczonym zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający ma wówczas obowiązek dokonać stosownego ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w zależności od wartości zamówienia.

Zmiana specyfikacji zazwyczaj zobowiązuje zamawiającego do przedłużenia terminu składania ofert. Przedłużenie to nie wpływa jednak na bieg terminu do złożenia wniosku o wyjaśnienie SIWZ, którym pozostaje połowa pierwotnie ustalonego okresu składania ofert. Rozwiązanie to należy ocenić krytycznie, gdyż nowe sformułowania SIWZ mogą bowiem budzić wątpliwości i nie ma podstaw, by w takiej sytuacji pozbawiać przedsiębiorców możliwości ich usunięcia.

Autor: Barbara Załęcka, radca prawny, aplikant rzecznikowski
Źródło: Rzeczpospolita