Dokument i forma dokumentowa – zmiany do Kodeksu cywilnego

Fakty 

W dniu 8 września br., po rocznym vacatio legis, wejdą w życie zmiany do Kodeksu cywilnego, uchwalone ustawą z 10 lipca 2015r. Zmiany polegają przede wszystkim na wprowadzeniu do Kodeksu cywilnego definicji dokumentu. Zgodnie z dodanym art. 77³ KC, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Za dokument uważane więc będzie nie tylko pismo, ale również mail, fax, SMS, płyta CD, dyskietka, czy pendrive. Z kolei w art. 77² KC ustawodawca przewidział nową formę szczególną czynności prawnych – formę dokumentową. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

W związku z tymi zmianami, znowelizowany został m.in. również art. 77 § 2 KC regulujący formę rozwiązania umowy za zgodą stron, wypowiedzenia i odstąpienia od umowy zawartej w formie pisemnej. Przed nowelizacją oświadczenia te powinny były być stwierdzone pismem. Nowe brzmienie art. 77 § 2 KC przewiduje w tym zakresie obowiązek zachowania formy dokumentowej, chyba ze ustawa lub umowa zastrzega inną formę. Tym samym, co do zasady, rozwiązanie umowy za porozumieniem, wypowiedzenie lub odstąpienie od niej będzie mogło nastąpić np. mailowo, faxem, czy SMSem. Dodatkowo, nowelizacja rozszerzyła zakres zastosowania tego przepisu, gdyż będzie się on stosował nie tylko do umów zawartych w formie pisemnej, ale również do umów zawartych w formie dokumentowej i elektronicznej.

Nowelizacja wprowadza również zmiany w art. 77¹ KC, który reguluje zasady związania przedsiębiorców pismem potwierdzającym, w przypadku zawarcia umowy bez zachowania formy pisemnej. Dotychczasowa treść art. 77¹ KC została oznaczona jako art. 77¹ § 1 KC, zaś w § 2 dodano analogiczny mechanizm związania przedsiębiorców umową zawartą bez zachowania formy dokumentowej. Zgodnie więc z art. 77¹ § 2 KC, w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

Na mocy omawianej nowelizacji zostanie również dodany art. 65¹ KC, zgodnie z którym przepisy o oświadczeniach woli stosuje się odpowiednio do innych oświadczeń. Oznacza to, że m.in. do oświadczeń wiedzy (np. zawiadomień), czy oświadczeń uczuć (np. przebaczenia) stosować się będą odpowiednio regulacje dotyczące np. formy składania oświadczeń, badania zgodności oświadczeń z ustawą i zasadami współżycia społecznego (art. 58 KC), ustalania chwili zakomunikowania oświadczenia adresatowi (art. 61 KC), wykładni oświadczeń (art. 65 KC), wad oświadczeń (art. 82 – 87 KC), czy też możliwości zastąpienia oświadczenia orzeczeniem sądu (art. 64 KC).

Komentarze

W uzasadnieniu do nowelizacji, jako jej cele zostały wskazane: odformalizowanie obrotu (związane z jego cyfryzacją), stworzenia ram prawnych dla nowego rodzaju formy (tj. formy dokumentowej) oraz przygotowanie „gruntu pod planowane w przyszłości zniesienie wymogu zachowania formy dla celów dowodowych”.

Ustawodawca przewidział formę dokumentową zarówno jako formę ustawową, jak i jako formę umowną. Znaczenie formy dokumentowej jako formy ustawowej wydaje się być na razie raczej marginalne. Forma dokumentowa przewidziana została bowiem jedynie w dwóch przepisach, a mianowicie w art. 77 § 2 KC, jako forma dla rozwiązania, wypowiedzenia i odstąpienia od umowy (zawartej w formie pisemnej, dokumentowej i elektronicznej), oraz w art. 720 § 3 KC, jako forma dla zawarcia umowy pożyczki, której wartość przekracza 1.000 zł. Co prawda, w uzasadnieniu nowelizacji ustawodawca wskazał, że forma dokumentowa początkowo może posiadać większe zastosowanie jako forma umowna (a nie ustawowa), jednak zauważyć trzeba, że w polskim prawie istnieje zasada swobody formy czynności prawnych. Strony mogły więc również przed nowelizacją uzgodnić, że np. odstąpienie, wypowiedzenie, czy też zmiany do umowy nastąpią np. w formie mailowej, czy faxem (oczywiście o ile ustawa nie stawiała w tym zakresie surowszych wymagań). Nowelizacja nie wprowadza w tym aspekcie żadnych nowych rozwiązań.

Nowelizacja przewiduje, że forma dokumentowa będzie zastrzegana dla celów dowodowych (ad probationem). Na razie brak jest przepisów, w których forma dokumentowa byłaby zastrzeżona pod rygorem nieważności (ad solemnitatem). Zastrzeżenie formy dokumentowej dla celów dowodowych oznacza, że jeżeli forma ta nie zostanie zachowana dla danego oświadczenia woli (oświadczenie woli zostanie np. złożone ustnie), to w sporze nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Wyjątkowo, dowody te będą dopuszczalne, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli zażąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Co istotne, ograniczenia dowodowe, podobnie jak ma to miejsce obecnie, nie będą miały zastosowania w stosunkach między przedsiębiorcami. Oznacza to, że w stosunkach obustronnie profesjonalnych niezachowanie formy dokumentowej nie uniemożliwi przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

Analiza 

Omawiana nowelizacja skupia się wokół definicji dokumentu. Zgodnie z art. 77³ KC, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Wprowadzając tą definicję, ustawodawca chciał zerwać z dotychczasowym rozumieniem dokumentu jako pisma i uwzględnić w tej definicji także inne nośniki informacji, niż własnoręcznie podpisane pismo. Podpis, na gruncie nowych regulacji nie jest już koniecznym elementem dokumentu. Co do zasady cel nowelizacji jest słuszny, gdyż wprowadza dowolność nośnika, na którym zapisana jest informacja. Może być to więc zarówno papier, jak i plik. W uzasadnieniu nowelizacji wskazano również, że informacja może być dowolnie ujawniona (znakiem graficznym, dźwiękiem, obrazem) oraz za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy).

Definicja dokumentu budzi jednak istotne wątpliwości. Przede wszystkim, w samej definicji dokumentu zabrakło wskazania, że cechą dokumentu jest trwałość zapisanej w nim informacji, a więc jej odpowiednie zapisanie, oraz możliwość jego odtwarzania. Tymczasem z uzasadnienia nowelizacji wynika, że ustawodawca uznaje te dwa elementy za cechy konstytutywne dokumentu w rozumieniu art. 77³ KC. Postaje więc pytanie: skoro kryteria trwałości i możliwości odtwarzania są konstytutywnymi cechami definicji ustawowej, to dlaczego nie znalazły się w samej definicji dokumentu. Pytanie jest o tyle uzasadnione, że w definicji dokumentu w art. 105 projektu Księgi pierwszej Kodeksu cywilnego omawiane cechy dokumentu zostały wyraźnie wskazane w treści definicji: „Dokumentem jest informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie.”

Problematyczna jest również kwestia, że pojęcie dokumentu, w rozumieniu pisma, występuje w wielu przepisach m.in. Kodeksu cywilnego. Nowelizacja nie wprowadza jednak w tym zakresie żadnych zmian, zaś w uzasadnieniu zostało wskazane, że „w pewnych sytuacjach, z uwagi na określony kontekst prawny, sporządzenie dokumentu może wymagać określonej postaci.” W praktyce będzie to więc oznaczać, że odrębnie dla każdego przepisu wymagane będzie badanie, co ustawodawca na gruncie danej regulacji rozumiał pod pojęciem dokumentu. Przykładowo, zgodnie z art. 78 § 1 KC, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Dotychczas bezsporne było, że dokumentem w rozumieniu tego przepisu było pismo. Zgodnie jednak z nową, szerszą definicją dokumentu, dokumentem takim jest np. pendrive, czy płyta CD. Czy jest jednak możliwe własnoręczne podpisanie pendriva, czy płyty CD i czy taki podpis wywrze pożądany skutek zachowania formy pisemnej? Raczej nie, gdyż logicznym jest, że własnoręczny podpis powinien być ściśle związany z oświadczeniem, a podpisanie pendriva, czy płyty CD o istnieniu takiego związku bynajmniej nie świadczy.